本文改编自我在 Wave 写的一份内部文档。
欢迎成为管理者！你的时间管理问题一下子变得难多了。
作为独立贡献者（IC），你常常能靠一套极其简单的时间管理策略应付过去：
- 确定你唯一最重要的事是什么。
- 一直干到它做完。
- 回到第 1 步。
但作为团队负责人，这套就行不通了，因为你的工作里多得是「被中断驱动」或「长期被阻塞」的部分。一对一沟通！代码评审！设计评审！排优先级会议！项目进度检查！这些都受外部日程摆布，而不是那种你能在一个专注时段里一路推进直到完成的事。
成为团队负责人，意味着你的时间管理发生三大变化：
一、你不再有「唯一最重要的事」。你必须学会在多件事之间周旋。
二、你最核心的职责是团队的产出，而不是你个人的产出。这意味着个人工程工作在你「潜在最重要的事」清单里排在最后。
三、你需要开始把一部分时间花在「管理者日程」上：
有两种日程，我分别称之为「管理者日程」和「创造者日程」。管理者日程是给老板用的，体现在传统的日程本里——每天被切成一个个小时的区间。需要的话，你可以为一项任务预留好几个小时，但默认情况下，你每个小时都在换事情做。
大多数有权力的人都在管理者日程上，这是指挥者的日程。但造东西的人——比如程序员和作家——常用另一种方式使用时间。他们通常偏好至少以半天为单位来用时间。你没法以小时为单位好好写代码或写作，那点时间勉强够热身。
下面是一些应对这些变化的建议。
对自己抱有准确的预期
你对团队的职责会占用时间，更重要的是占用注意力。这意味着你在 IC 工作上会比过去低效得多——尤其是在刚上手、还在找感觉的头几个月。此外，你的时间每周之间会更难预测，因为你可能得花上无法预估的时间去应付「涌进来的」工作。
头几个月里，你应当把任何完成的个人工程工作都当作意外之喜。即便过了这阵子，你也该预期：每管理一名工程师，你自己的个人产出会下降大约 10%–20%，具体取决于你和对方的经验等等，而且周与周之间波动很大。
为缓解这一点，我给自己定的规矩是：确保我的 IC 工作「重要但不紧急」——也就是说，如果我接下来一周不得不去救火而没法推进它，没人会难过，也没有计划会被打乱。
为了磨炼「我到底能指望完成多少」的直觉，我发现时间记录非常有用（参见《时间记录如何帮助我成为更好的管理者》和《上个月我的工作似乎提升了 50%》）。
无情地排优先级
上面这条的一个推论是：无论在逐小时的节奏上，还是在更大的时间尺度上，决定该做什么都变得极其重要。
不可能在一篇博客文章里写出完整的优先级算法——这正是他们付我们高薪的原因——但下面是一些判断「什么最值得优先」的启发式：
- 有期限、错过就有坏结果的事（例如在节假日高峰前做性能优化）。注意，错过期限的坏处千差万别。对任何由期限驱动的项目，养成问一句「这个期限的原因是什么」的习惯。
- 能增加你或团队未来带宽的工作。包括招聘、偿还技术/流程债、自动化重复劳动、带人、减轻 on-call 负担等等。一个有用的思考方式是，按「回本周期」给这类工作排序——即改进所省下的时间，多久能超过投入的时间。
- 一对一沟通。除非你在休假，否则尽量别取消它——一周里其余的 39.5 个小时，他们都在专注你对他们提的要求，所以别瞧不起你花在他们需求上的这 0.5 小时。如果你取消太多，你的下属会越来越不敢把棘手的事摆上台面，问题也会因为没能及早处理而更多「爆雷」。
让你的未来自己失业
「能增加你或团队未来带宽的工作」里，最重要的一类是委派。这是写满整本书的话题，但下面是如何避开新手团队负责人的几个常见委派陷阱：
- 协商好「要多手把手」。有效的委派，是在「微观管理」和「把下属扔进狼群」之间找到平衡。刻板印象是新管理者常常微观管理，但在 Wave，我注意到新管理者常常反方向犯错——管理不足、过于放手，或许是想表明自己信任下属。
- 如果你拿不准，最好跟你要委派的对象明确谈一次，问他们想要多少支持。例如：「这个功能的设计，你想自己做？还是我做高层设计、你来填细节？还是整份设计文档都由我来写？」
- 按团队成员「与任务相关的能力成熟度」来校准——也就是他们独立完成某类任务的能力有多强。资深工程师应该能独立设计大多数功能（加评审即可），但把同样的设计任务交给初级工程师，他们多半会手足无措、毫无进展。你应该在脑子里维护一张每个成员长短板的地图，并在帮助他们成长的过程中持续更新它。
- 为未来的增长提前委派。团队的工作量会随时间增加，所以即使你现在不觉得活太多，将来也很可能会——除非你现在感觉自己没被用满。你的目标应该是一个在稳态下仍留有富余产能的工作量。
- 委派「有挑战的项目」帮团队升级。要获得足够的富余，可能就得委派一些团队里目前没人能做的事。拿出你的长短板地图，问问自己每个成员最重要的成长方向是什么，再想办法把能往那个方向拉伸他们的活交给他们。注意，这类委派通常需要更频繁地跟进，因为下属在挑战性项目上的任务成熟度更低。
一份五步「救命，我快被压垮了」清单
尽管你尽了最大努力遵循上面的建议，早晚会有一刻，你为手头堆积的工作量感到压力山大。那一刻到来时，这么做：
- 尽快约你的上级开会，把待办清单拿出来分诊。（如果你最吓人的那些待办的主要干系人是你的 PM，那就约 PM。）
- 列一张清单，把你手头所有的事都写下来。是的，所有事，连那条在积压里躺了三个月的代码评审也算。
- 在第 1 步约的会上，把清单里所有能委派的都想办法委派出去，然后把剩下的排出优先级。
- 现实一点（参见「对自己抱有准确的预期」），决定你能做完到清单的哪一行为止。记得给自己留些余量，应付随时冒出来的事。
- 对截止线以下的事，决定不做了，并通知所有相关的人：你大概做不到了。
留出专注时间
一不小心，你就容易把整张日历填满会议、Slack 之类，而没了深度工作的时间。靠仔细规划，你可以通过「批处理」把所有干扰都集中到一天中的特定时段来避免这一点。
这方面有很多战术技巧；我在《保持专注的工具》里整理了一些对我有效的。
我再补一个技术负责人专属的：批处理会议。我把所有会议都排到周二和周四背靠背地开，好把一周剩下的时间尽量空出来做深度工作。
附录：延伸阅读
- Rest in Motion
- 《时间记录如何帮助我成为更好的管理者》
- 《时间管理：领导的元问题》
- 《保持专注的工具》
- 《注意力是你最稀缺的资源》
- 《上个月我的工作似乎提升了 50%》
- 《你脑子里的头等大事》
- 《创造者日程，管理者日程》
- 《我的每周复盘习惯》